18 Quick Tipps – So sparst Du wertvolle Zeit bei Deinem Instagram

Die Instagram-Welt ist riesig, ja gefühlt unendlich. Es gibt unfassbar viele Funktionen, die es alle zu verbinden gilt. Am besten bereitest Du ganz viele super, spannenden Inhalte nach bestimmten Maßstäben vor und postest bitte auch noch mehrmals am Tag. So die Theorie, doch die Praxis sieht ganz anders aus: Eine der häufigsten Fragen, die wir gestellt bekommen ist: Wann soll ich das bloß alles machen? Wie soll ich das schaffen?

Als Social Media-Agentur haben wir rund 7 Jahre lang mehrere Social Media-Profile parallel betreut (für alle, die es nicht wussten: Karina und Christine starteten als Social Media Agentur, welche sie schließlich 2020 ad acta gelegt haben, um sich voll und ganz dem Weitergeben von Social Media-Knowhow zu widmen). Dabei waren wir zu keinem Zeitpunkt das größte Team. Und doch konnten wir uns über die Jahre hinweg einige Tricks aneignen, von denen auch Du profitierst. Die so zusammengetragenen 18 Tipps rund ums Thema Zeitsparen im Bereich Instagram im speziellen und Social Media im allgemeinen folgen prompt.

Okay, okay – das hast Du bestimmt schon öfters gehört, schließlich gehört das "Definiere Deine Ziele" eigentlich bei so gut wie jedem Thema zu den Basics. Aber auch beim Thema Zeitsparen rund ums Content-Erstellen für Social Media bzw. Instagram gilt: Wenn Du weißt, was Deine Ziele auf Instagram sind, dann kannst Du alle Handlungen anpassen und verlierst keine wertvolle Zeit mit nicht-zielführenden Themen.

Ein Beispiel, das Dir als Expert*in, je nachdem bekannt vorkommt: Du weißt, dass Du aktuell den Fokus darauf hast, Leads für Deine Liste zu gewinnen und Dein Freebie bewerben willst, dann erstelle nur Content, der thematisch dazu passt. Alle anderen tausend Ideen, die Dir im Kopf rumschwirren und die dafür sorgen, dass Du Dich verzettelst, kannst Du gerne weglassen.

Schreibe Dir unbedingt einen Redaktionsplan, am besten einen der mindestens auf 3 Monate ausgerichtet ist. Du verlierst so nie wieder Zeit mit dem Gedanken „Was soll ich heute bloß posten?“ Du kannst das auch ganz analog machen, indem Du Dir große, ausgedruckte Blätter mit Monatsansichten aus dem Internet hinlegst.

Wir empfehlen aber ehrlich gesagt allen, die es wirklich ernst meinen mit dem Zeitsparen, digital zu arbeiten. Schließlich kann man bei digitalen Dokumenten wunderbar copy & past nutzen, muss nicht immer alles neu tippen. Gleichzeitig kann man die Excel-Datei in der Cloud ablegen (wir nutzen Sharepoint von Microsoft 365, es gibt aber auch google drive und dropbox) und so im Team arbeiten. Manche nutzen auch Projektmanagement-Tools wie notion oder asana für die Planung und Umsetzung ihres Redaktionsplanes. Gut gelaufene Posts kann man sich übrigens markieren und nach einem halben Jahr noch einmal auspacken. Ein bisschen aktualisieren und schon wird niemand merken, dass der Post schon mal veröffentlicht wurde. Nennt man Content Recycling und wird aktuell wieder mehr thematisiert. Aus gutem Grund: Man spart unglaublich viel Zeit.

Was genau versteht man unter eine Beitragsreihe. Wir möchten es Dir anhand eines Beispiels erklären: Lange Zeit waren Carousels das Instagram-Format, welches für unseren Kanal am besten funktioniert hat. Dabei haben wir rasch gemerkt, dass vor allem Posts mit einer großen Zahl am Anfang unglaublich oft abgespeichert wurden. Beispiele waren "15 Apps, die Du unbedingt für Deine Storys brauchst." Also gab es einmal pro Woche ein Carousel basierend auf einer Liste und einer hohen Zahl.

Warum spart man so Zeit: Das Grundlayout des Posts steht, die Grundidee auch, nach einer Zeit bilden sich Workflows. Man wird immer schneller. Zudem sorgt eine gewisse Erwartungshaltung auf Seite der Community auch für enorme Vorfreude. Wann sollte man eine Reihe wieder abschaffen: Sobald die Interaktion drastisch sinkt.

Solche Reihen gehen übrigens nicht nur mit Carousels. Man kann es auf jedem sozialen Netzwerk und mit jedem Format durchspielen. Bei Reels gibt es sogar die Serien-Funktion.

Wenn Du Fotos für Social Media, also auch für Instagram schießt, dann erstelle diese aus verschiedenen Perspektiven. Ein Foto davon nimmst Du für den ursprünglich geplanten Beitrag, die anderen legst Du ab und greifst nach einer gewissen Zeit darauf zurück. Wer dies konsequent durchführt, baut sich so ein riesiges Bildarchiv auf und das Schießen von Fotos wird immer seltener notwendig. So spart man unglaublich viel Zeit.

Für jede Grafik gilt: Nur einmal anfassen. Wenn Photoshop oder Canvas offen sind, dann erstelle die Grafiken für alle Kanäle und in den entsprechenden Formaten, auf denen Du die Grafik längerfristig posten willst. Gleiches gilt übrigens auch für Feed- und Story-Grafiken.

Dies funktioniert übrigens umso besser, wenn man den Tipp mit den Beitragsreihen beachtet.

Bereite zu jedem Thema zwei ähnliche Posts vor und erstelle Dir so mit dieser Strategie ein Content-Archiv, auf das Du in stressigen Zeiten punktuell zurückgreifen kannst. Schließlich haben nicht alle Follower*innen, die Dir seit kurzem folgen, bereits Deine Blog-Artikel von vor einem halben Jahr auf dem Schirm.

Ein besonderer Hack: Du erstellst ein O-Ton-Reel, welches vielleicht etwas länger ist, dann schau Dir das Gesagte unbedingt noch einmal genauer an. Gibt es Sätze und Formulierungen, die auch einzeln funktionieren. Schneid sie ganz einfach aus dem ursprünglichen, langen Reel raus und nutze sie nach einer gewissen Zeit einzeln.

Plane Deine Instagram-Beiträge strategisch mit einem entsprechenden Schedule-Tool. Dies verändert alles und verschafft Dir mehr Luft für andere Tätigkeiten, damit Du den Kopf frei hast. Wir selbst nutzen für Instagram und Facebook die Business Suite. Hier lassen sich sogar O Ton Reels vorplanen. Auch bei YouTube kann man ganz easy übers Creator Studio sowohl lange (klassische) als auch sogenannte Shorts einplanen.

Wichtig beim Einplanen: Einplanen und auf nimmer wiedersehen funktioniert nicht. Du solltest trotz des Einplanens immer genau im Bilde sein, was wann raus geht. Schließlich empfiehlt es sich kurz vor und kurz nach dem Veröffentlichen besonders aktiv zu sein. Wenn Du dies nicht bist, sinkt die Interaktion rund um Deine Inhalte. Dafür musst Du natürlich auf dem Schirm haben, wann ein Post rausgeht. Zudem sollten Deine Inhalte immer auch auf die Aktualität abgestimmt sein. Wenn Du also im April einen Post für Juni einplanst, in dem Du vom Sonnenwetter sprichst, es jedoch seit Wochen schüttet, dann wird das einfach nicht funktionieren.

"Cross-Posting ist nach wie vor nicht cool" stand seit 2019 hier an der Stelle im Blogartikel. Stand 2023 würden wir dies korrigieren und darauf betonen: "Bitte nutze und praktiziere Crossposting". Natürlich solltest Du die Eigenarten er jeweiligen Plattform dabei beachten. 2023 ist nämlich jeder irgendwie bei jeder Plattform, wobei auch eigentlich alle eine Lieblingsplattform haben. Instagram ist der Platzhirsch, so wie es Facebook früher war, auch auf Facebook ist noch unglaublich viel zu holen (Jep, da sind sich Expert\innen einig.) Gleichzeitig ist TikTok das nächste große Ding und alle sind sich einig: YouTube war schon immer groß und wird in en nächsten Jahren noch größer. Ahja, manche finden LinkedIn famos.

Zusammengefasst: Alles ist in den nächsten Jahren möglich, niemand weiß es sicher und trotzdem solltest Du Dich vorbereiten. Wir empfehlen Dir also nicht mehr in Plattformen, sondern in Formaten zu denken. Du erstellst ohnehin Reels für Instagram? Dann poste sie automatisch auch auf Facebook. Die Videos kannst Du dann mit wenigen Klicks zudem auch auf YouTube und Tik Tok posten. Der Aufwand ist minimal (vor allem, wenn Du so wie wir es für Expert*innen empfehlen mit O-Ton-Reels arbeitest), gleichzeitig kannst Du so ganz nebenher beobachten, auf welchen Plattformen Deine Inhalte noch durchstarten.

Zu verlieren hast Du nichts.

Kuratiere Inhalte, z.B. Posts von Fachmagazinen aus Deiner Branche, Kolleg*innen usw. und teile diese in Deiner Story. Dies spart Zeit. Gib aber gerne Deinen Senf dazu, denn so wirst Du – auch ohne selbst Verfasserin des ganzen Artikels zu sein – zur Expert\in.

In diesem Schemata passt übrigens auch die noch viel zu selten genutzte Remix-Funktion er Reels: Nimm ein für Dein Thema relevantes und erfolgreiches Video, remixe es, indem Du Deinen Senf als Expert*in in dem Thema dazu gibst.

Wenn Deine Follower*innen (z.B. auf Instagram) viel zu Dir und Deinem Business posten, dass kannst Du diese Inhalte gerne auch für Deinen eigenen Content nutzen (z.B. indem Du die Inhalte in der Story repostest oder sie als Reel remixt). Rund um eine Challenge kannst Du Deine Community natürlich auch Inhalte zu einem Thema erstellen lassen und diese Inhalte dann für Deinen eigenen Content weiterverwenden (natürlich nur in Abstimmung mit den Urheber*innen).

Geh ganz einfach auf Instagram live. Die Lives können dabei spontan oder angekündigt sein, ein Q&A oder ein sorgsam erstellter Inhalt sein. Vom Aufwand her ist also alles möglich, wenngleich auch ein super spontanes und null aufwändiges Live wunderbar funktionieren kann. Lives sind meistens dann gut, wenn Du Dich mit Deiner vorhandnen Community verbinden willst, es geht dabei weniger um Reichweite bei Nicht-Follower*innen.

Wenn Du in Zeitnot kommst, dann priorisiere Storys gegenüber Posts. Durch diese wirst Du wahrscheinlich eher wenig neue Leute erreichen, behältst aber den Draht zu den aktuellen. Zudem sind Instagram Storys in der Regel viel weniger aufwändig in der Erstellung.

Recherchiere für Instagram die für Dich relevanten Hashtags als Liste, speichere sie dann als Notiz oder Shortcuts in Deinem Handy ab. Gerne kannst Du auch mehrere Hashtag-Listen erstellen und bei der Nutzung je nach Thema durchmischen. Natürlich solltest Du auch immer noch ein paar aktuelle und speziell auf den Post bezogene Hashtags ergänzen.

Interaktion ist besonders zeitintensiv, vor allem dann, wenn man sich verliert. Wir empfehlen feste Zeitfenster einzuführen, z.B. jeden Morgen nach dem Emails beantworten für 20 Minuten. Hierbei kannst Du dann mit Deiner eigenen Community interagieren oder Dich auf anderen Kanälen rumtreiben.

Entscheide Dich maximal für 2 Hauptnetzwerke, auf die hin Du Deinen Content optimierst. Hiervon ausgehend denkst Du in Formaten und schaust, wo die erstellen Inhalte mit wenig Aufwand noch einmal ergänzend gepostet werden können.

Nutze digitale Projektmanagement-Tools. Analog musst Du immer abschreiben und übertragen. Dies kostet Zeit.  In Asana, Trello & Co. kann man sich wiederholende Arbeiten einstellen, kopieren usw. und alles ist und bleibt schön flexibel.

Wir haben viele Jahre lang Asana genutzt und waren sehr zufrieden mit dem Tool. Da wir mit dem ganzen Unternehmen in die Microsoft 365 Umgebung gezogen sind, haben wir dann schließlich auch das Projektmanagement-Tool hin zu Planner (Microsoft-Pendant) geswitcht.

Nutze den gemeinsamen Posteingang von Instagram, Facebook und Messenger. Beantworte hier auch vom Desktop aus Kommentare auf Instagram. (Geht übrigens auch, wenn Du Dich im Desktop auf Instagram einloggst).

Das Tolle: Du kannst Nachrichten und Kommentare, wenn sie beantwortet sind abhaken oder bei Bedarf an andere Teammitglieder zuweisen. Mega, um den Überblick zu bewahren.

Plane Dir fixe Arbeitszeiten explizit für Social Media ein, z.B. Montagvormittag für Posts und jeden Tag morgens 15 Minuten für Kommentare sowie Nachrichten beantworten und gegen Abend das Gleiche noch einmal. Dann hängt man auch nicht den ganzen Tag so halb in Instagram und Co.ab.

Geschafft! Wir hoffen, einige Tipps haben Dich erfolgreich weitergebracht.